Sistem Informasi Akuntansi

 SIKULUS PENDAPATAN

  • Tujuan: memberikan produk yang tepat pada tempat yang tepat pada saat yang tepat pada harga yang tepat.

Empat aktivitas bisnis yang dilaksanakan:

  1. Sales order entry [order barang]
  2. Shipping [pengiriman]
  3. Billing [penagihan]
  4. Cash collection [penerimaan kas]

SALES ORDER ENTRY -> dept. order penjualan -> manager pemasaran

 

 

  • Validity checks: kode pelanggan dank oder barang
  • Completeness tests: memastikan seluruh informasi yg diperlukan telah terkumpul
  • Reasonableness tests: membandingkan kuantiitas yg dipesan dngn riwayat penjualan masa lalu
  • Ada 2 jenis otorisasi: OTORISASI UMUM [untk pelanggan lama dibawah batas kredit yg tdk punya tunggakan] OTORISASI KHUSUS [pelanggan baru, punya tunggakan, memesan lebih dari batas kredit -> manager kredit]
  • Jika barang yg tersedia tdk mencukupi utk memenuhi pesanan, beri status back order

SHIPPING

 

 

 

 

 

 

 

 Pemanfaatan teknologi utk mempercepat pemindahan barang: Bar Codes scanner, Wireless technology, RFID (Radio Frequency Identification)

  • Packing slip: berisi daftar jenis dan kuantitas barang yg dikirim
  • Bill of landing: kontrak legal yg menetapkan tanggung jawab barang dlm perjalanan
  • Pengiriman barang disertai: PACKING SLIP, TEMBUSAN BILL OF LANDING, TAGIHAN BIAYA PENGIRIMAN

 

BILLING

Mencakup 2 kegiatan: pembuatan faktur [invoice], meng-update piutang dagang

  • Billing adalah aktivitas pemrosesan informasi dan peringkasan informasi dari aktivitas pemrosesan order dan pengiriman
  • Faktur penjualan -> jumlah yang harus dibayar dan kapan pembayaran dilakukan
  • Kalau menggunakan online, sistem penagihan di SKIP
  • Cara penyelegaraan rekening piutang: OPEN-INVOICE [setiap ada transaksi ditagih, pelanggan membayar per faktur], BALANCE FORWARD METHOD [membayar sesuai dgn jmlah yg tercantum dlm laporan bulanan]
  • Cycle billing umumnya digunakan dalam balance-forward method

 

CASH COLLECTION

  • Pendekatan dalam penangan kas masuk:
  1. Turnaround document diteruskan ke piutang dagang
  2. Penggunaan lockbox [pelanggan membayar lewat bank]
  3. Lockbox electronic
  4. Electronic fund transfer [pembayaran ditransfer ke bank]
  5. Financial electronic data Interchange (FEDI) [data pembayaran dan intruksitransfer dana dikirim ke pelanggan]
  6. Menerima credit cards atau procurement cards [lebih cepat, 2 hari, dikenakan fee 2-4%]
  7. Electronic Bill Payment

 

BAGAN ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENDAPATAN

 

 

SALES ORDER : Menangani order pelanggan Mengotorisasi kredit untuk pelanggan lama yang lancar Check ketersediaan barang

  • COSTUMER SERVICE : Merespon inkuiri pelanggan
  • WAREHOUSE : Menyiapkan barang
  • SHIPPING : Membungkus barang Mengirim barang
  • BILLING DEPT : Menagih pelanggan
  • ACCOUNT RECEIVABLE : Menyelenggarakan catatan piutang: Menambah saldo jika ada penjualan Mengurangi saldo jika ada pelunasan
  • CREDIR MANAGER : Menyetujui kredit untuk pelanggan baru atau lama tapi bermasalah Mengotorisasi retur, pengurangan harga, dan penghapusan piutang
  • CASHIER : Menyetorkan kas yang diterima ke bank

 

Pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:

  1. Seluruh transaksi telah diotorisasi secara tepat
  2. Seluruh transaksi yang tercatat adalah valid
  3. Seluruh transaksi yang valid dan terotorisasi telah dicatat
  4. Seluruh transaksi telah dicatat secara akurat
  5. Aktiva dilindungi dari pencurian atau kehilangan
  6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
  7. Perusahaan mentaati seluruh peraturan dan hukum yang berlaku
  1. Seluruh informasi telah diungkapkan secara penuh

 

Hal-hal yang dapat mengurangi ancaman berupa kesalahan adalah:

–        Menggunakan dokumen yang sederhana, mudah mengisinya, dan dilengkapi dengan instruksi yang jelas

–        cek validitas dan field checks

–        Menyediakan ruang kosong untuk mencatat identitas karyawan

–        Dokumen bernomor urut tercetak

–        Pembatasan akses ke dokumen kosong/formulir

 

ANCAMAN DALAM PENANGANAN ORDER

ANCAMAN 1: order penjualan yg tidak lenglap atau tidak akurat

ANCAMAN 2: penjualan kepada pelanggan dengan reputasi kredit jelek

ANCAMAN 3: order tidak legitimate

ANCAMAN 4: stockout, carrying costs, and markdown

ANCAMAN DALAM PENGIRIMAN

ANCAMAN 5: kesalahan pengiriman

ANCAMAN 6: pencurian persediaan

ANCAMAN DALAM PENAGIHAN

ANCAMAN 7: gagal mnagih pelanggan\

ANCAMAN 8: kesalahan penagihan

ANCAMAN 9: kesalahan dalam menyelenggaraan catatan piutang

ANCAMAN DALAM PENERIMAAN KAS

ANCAMAN 10: pencurian kas

ISU DALAM PENGENDALIAN UMU

ANCAMAN 11: kehilangan, pengubahan, atau pengungkapan data yg tidak sah

ANCAMAN 12; kinerja bur

 

 

  • Serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengelohan informasi yg berhubungan dengan, pembelian barang dan jasa dari para pemasok, pengeluaran kas untuk membayar hutang.
  • Tujuan: utk meminimumkan kos perolehan dan pemeliharaan persediaan barang, supplies dan jasa.

TIGA AKTIVITAS DASAR:

  1. Pemesanan barang, supplies dan jasa
  2. Penerimaan dan penyimpanan barang
  3. Pelunasan pembeliaan

 

Siklus Pengeluaran:

PEMESANAN

 

 

 

 

 

 

PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

Dilaporkan ke fungsi pengawasan persediaan

                                                                   

 

 

 

 

 

Pelunasan pembelian

 

 

 

  • Alternatif metode pengendalian persediaan:
  1. a.       ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
  2. b.      JUST IN TIME INVENTORY (JIT)
  3. c.       MATERIALS REQUIREMENTS PLANNING (MRP)
  • EOQ : pendekatan tradisional utk pengelolaan persediaan. Meminimumkan biaya-biaya: Ordering cost, Carrying cost, Stockout cost. Juga digunakan utk menghitung, REORDER POINT ; tingkat persediaan saat pemesanan harus dilakukan.
  • JIT : membeli suplais, bahan baku dan suku cadang dlm jumlah kecil dan mengirimkannya langsung ke lokasi produksi.
  • MRP : memperbaiki akurasi teknik peramalan dan penjualan produksi secara lebih hati-hati dan membeli barang sesuai kebutuhan.

MRP

JIT

Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan Utk memenuhi estimasi Utk merespon penjualan sesungguhnya
Sifat produksi Lebih bisa diprediksi Life cycle lebih pendek
Kos dan efisiensi Mengurangi kos dan memperbaiki efisiensi Mengurangi kos dan memperbaiki efisiensi
Terlalu banyak/terlalu sedikit Mempercepat produksi jk ada permintaan yg tdk terduga Segera menghentikan produksi jk barang yg tersedia trlalu banyak
  • PO/PURCHASE ORDER : sebuah dokumen/formulir elektronik yg meminta pemasok utk menjual dan mengirimkan barang sesuai dgn spesifikasi produk dan harga tertentu. Dapat juga sebagai kontrak dan janji utk membayar.
  • BLANKET ORDER : sebuah komitmen utk membeli barang khusus pada harga khusus dr seorang pemasok utk periode tertentu.

Dalam pemesanan TI membantu :

  1. 1.       Penggunaan EDI utk men-transmit order pembelian
  2. Penggunaan vendor-managed inventory system [pengendalian pesediaan & pembeliaan diserahkan ke pemasok]
  3. Reverse auctions [supplier saling berkompetisi utk memenuhi demand pada harga terendah]
  4. Pre-award audits [digunakan utk pembelian besar]
  5. Procurement cards for small purchases [kartu kredit perusahaan, utk jenis pembeliaan khusus]

Dalam penerimaan dan penyimpanan barang, TI membantu:

  1. Bar-Coding [mempercepat proses perhitungan dan meningkatkan akurasi]
  2. RFID [utk meniadakan scan ber-codes]
  3. EDI dan Satellite Technology [menelusur posisi barang yg dikirim]
  4. Audits [dpt mengidentifikasi peluang utk memotong biaya kirim dan menjamin bahwa pemasok tdk menagih biaya ke perusahaan]

2pendekatan utk memproses faktur pembeliaan:

  1. Non-voucher system [disimpan dlm arsip faktur terbuka dan dicap “lunas”]
  2. Voucher system [berisi; outstanding invoice, nilai bersih yg harus dibayar]

 

 

 

UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN

 

 

 

 

 

 

 

 

  • PURCHASING : Memilih pemasok Membuat order pembelian
  • RECEIVING : Memutuskan menerima atau menolak barang Menghitung dan memeriksa fisik barang
  • INVENTORY STORES : Menyimpan barang yang diterima
  • ACCOUNTS PAYABLE : Menyetujui faktur pembelian
  • CASHIER : Membayar ke pemasok

 

AKTIVITAS PENGENDALIAN

  1. OTORISASI TRANSAKSI
  2. PENGAMANAN TERHDAP AKTIVA & CATATAN [laporan penerimaan barang yg dibuat ketika barang diterima, laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak]
  3. PEMISAHAN TUGAS [bagian pembelian dan bagian hutang dagang, pencatat persedian dan bagian gudang]
  4. DOKUMEN & CATATAN YG MEMADAI [permintaan pembelian, order pembelian, paket voucher] jika pengeluaran kas maka, [hutang dagang, buku besar]

ANCAMAN DALAM PEMESANAN BARANG

  • THREAT 1:  Kehabisan dan atau kelebihan Inventory
  • THREAT 2:  Pemesanan barang yang tidak diperlukan
  • THREAT 3:  Pembelian barang pada harga yang terlalu mahal.
  • THREAT 4:  Pembelian barang dengan kualitas rendah.
  • THREAT 5:  Pembelian dari pemasok tidak sah.
  • THREAT 6:  Kickbacks

ANCAMAN DALAM PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

–          THREAT 7:  Penerimaan barang yang tidak dipesan.

–          THREAT 8:  Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

–          THREAT 9:  Pencurian  barang

 

ANCAMAN TERHADAP PERSETUJUAN DAN PEMBAYARAN FAKTUR

–          THREAT 10:  gagal menemukan kesalahan dalam faktur pembelian.

–          THREAT 11:  Pemban barang yang tidak diterima.

–          THREAT 12:  Gagal memperoleh diskon

–          THREAT 13:  Pembayaran faktur yang sama dua kali

–          THREAT 14:  Pencatatan dan pembukuan kesalahan ke utang dagang.

–          THREAT 15:  Penggelapan kas, cek, atau EFT

 

ISU PENGENDALIAN UMUM

–          THREAT 16:  Kehilangan, pengubahan, penyajian data secara tidak sah.

–          THREAT 17: Kinerja bu

 

 

  • Adalah siklus yg memproses bahan baku/supplies menjadi produk jadi yg siap utk dijual.
  • Terdiri dari atas Sistem Akuntansi Biaya, Sistem Penggajian, Sistem Persediaan.

SISTEM PERSIDIAAN

  • Transaksi yg terkait: Pembelian Barang dan Penjualan Barang.
  • Laporan yg dihasilkan :
  1. Laporan Status Persediaan, [daftar seluruh jenis persediaan, kuantitas, kos. Sistem batch mencetak setiap bulan/setiap minggu]
  2. Laporan per Jenis Persediaan, [sintem on-line real-time mengetahui kuantitas persediaan]
  3. Laporan Pemesanan Kembali, [m’identifikasi jenis barang yg perlu ditambah]
  4. d.      Laporan Hasil Perhitungan Fisik

 

SISTEM PRODUKSI

  • Adalah serangkaian aktivitas bisnis yg terjadi dan kegiatan pengolahan data yg terkait dgn pembuatan produk.
  • Aktivitas yg dilakukan:
  1. a.       Perancangan produk
  2. b.      Perencanaan dan penjadualan
  3. c.       Proses produksi/ pembuatan produk
  4. d.      Akuntansi biaya

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PERANCANGAN PRODUK

  • Dokumen dan formulir yg digunakan: Daftar Kebutuhan Barang dan Daftar Aktivitas Produksi
  • Pendekatan dalam perencanaan produksi: Manufacturing Resource Planning (MRP-II), Lean Manufacturing
  • MRP-II : mencari keseimbagan antra kapasitas produksi sekarang & kebutuhan bahan baku utk memenuhi permintaan penjualan yg diramalkan. PUSH manufacturing.
  • Lean Manufacturing : meminimumkan/ mengeliminasi persediaan bahan baku, BDP, dan produk jadi. PULL manufacturing.
  • Dokumen dan formulir: Jadual Produksi, Order Produksi, Permintaan Bahan Baku, Move Ticket

 

AKUNTANSI BIAYA

  • TUJUANNYA:
  1. Menghasilkan informasi utk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja kegiatan produksi
  2. Menghasilkan data kos produk yg akurat utk membuat keputusan penentu harga jual
  3. Mengumpulkan dan memproses informasi utk menghitung nilai persediaan dan HPP
  • Jenis-jenis sistem Akuntansi Biaya: JOB ORDER COSTING, PROCESS COSTING
  • Sistem akuntansi Biaya akan MENGUMPULKAN:
  1. 1.       Bahan baku yg digunakan
  2. 2.       Jam tenaga kerja yg dikonsumsi
  3. 3.       Penggunaan mesin
  4. 4.       Kos overhead manufaktur yg terjadi

ANCAMAN DALAM PERANCANGAN PRODUKSI

ANCAMAN 1: perancangan produk yang jelek

ANCAMAN DALAM PERENCANAAN DAN PENJADUALAN

ANCAMAN 2: produksi yg terlalu banyak atau terlalu sedikit

ANCAMAN DALAM PROSES PRODUKSI

ANCAMAN 3: pencurian barang

ANCAMAN 4: gangguan produksi

ANCAMAN DALAM AKUNTANSI BIAYA

ANCAMAN 5: pencatatan dan pemrosesan data kegiatan produksi tdak akurat

ANCAMAN UMUM

 

SEBUAH CARA PENGUKURAN EFEKTIFITAS PRODUKSI

  • KAPASITAS PRODUKTIF = Total Unit diproduksi / Waktu Pemrosesan
  • WAKTU PEMROSESAN PRODUKTIF = Waktu Pemrosesan / Total Waktu
  • HASIL = Produk Baik / Total Unit

KOS PENGENDALIAN KUALITAS DIBAGI MENJADI 4:

  1. Kos pencegahan
  2. Kos inspeksi
  3. Kos kegagalan intern
  4. External failure costs

 

SISTEM SDM/PENGGAJIAN

  • Adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yg berhubungan dgn pengelolaan tenaga kerja secara efektif.
  • 5 sumber input bagi sistem SDM:
  1. Departemen SDM
  2. Karyawan
  3. Berbagai departemen
  4. Lembaga pemerintah
  5. Perusahaan asuransi
  • Pemanfaatan TI: Badge readers, Electronic time clocks, Data entered on terminals, Touch-tone telephone logs
  • AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN:

1)      Memutajhirkan file induk penggajian

2)      Memutakhirkan data tarif pajak dan potongan

3)      Mengesahkan data kehadiran da jam kerja

4)      Menyiapkan daftar gaji

5)      Membayar gaji

6)      Menghitung tunjangan dan pajak

7)      Membayar PPh dan macam-macam potongan

ANCAMAN DALAM PRAKTIK SDM

ANCAMAN 1: pengangkatan karyawan dengan kualifikasi rendah

ANCAMAN 2: pelanggaran UU ketanaga kerjaan

ANCAMAN DALAM PEMROSESAN GAJI

ANCAMAN 3: perubahan secara tidak sah terhadap file induk gaji

ANCAMAN 4: ketidak akuratan data kehadiran

ANCAMAN 5: ketidak akuratan pemrosesan gaji

ANCAMAN 6: pencurian atau kecurangan distribusi cek

ANCAMAN UMUM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Mancakup :
  1. 1.      Pemutakhiran buku besar
  2. 2.      Posting jurnal penyesuian
  3. 3.      Penyusunan statemen keuangan
  4. 4.      Penyusunan laporan-laporan manajerial

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Jurnal sering didokumentasikan dlm sebuah formulir yg disebut VOUCHER JURNAL / JOURNAL VOUCHER
  • Selanjutnya, voucher jurnal disimpan didalam ARSIP VOUCHER JURNAL
  • Jenis-jenis penyesuain:

1)      Accruals

2)      Deferrals

3)      Estimates

4)      Re-evaluations

5)      Error correction

ACCRUALS: transaksi yang telah terjadi namun belum terjadio pembayaran.

I.            ACCURED REVENUE:

II.            ACCURED EXPENSE

DEFERRAL : sebuah situasi yg berkebalikan dengan accrual.

I.            DEFERRAL REVENUE

II.            DEFERRAL EXPENSE

ESTIMATES : digunakan utk mengakui biaya yg tidak dapat dihubungkan secara langsung dgn pendapatan dan harus dialokasikan. Ex: biaya depresiasi, biaya kerugian piutang.

RE-EVALUATION : berasal dari; pembagian antara realisasi aktiva dan nilai aktiva yg tercatat. Perubahan standar akuntansi.

KOREKSI : kesalahan mencakup pembetulan kesalahan yg terjadi dalam buku besar.

Setelah jurnal penyesuaian dibuat dan diposting, susun NERACA SALDO setelah disesuaikan.

PENYUSUNAN STATEMENT KEUANGAN:

  • Penyususnan Laporan Laba Rugi
  • Pembuatan Jurnal Penutup
  • Penyusunan Laporan Perubahan Modal
  • Penyusunan Neraca
  • Penyusunan Laporan Arus Kas

PENYUSUNAN LAPORAN MANAJERIAL:

  • Disusun laporan intern, yg mencakup :

I.            laporan utk menguji akurasi proses posting,

II.            laporan anggaran utk perencanaan dan pengukuran kinerja.

  • Anggaran operasional: anggaran pendapatan dan biaya utk setiap unit proyek
  • Anggaran pengeluaran modal: rencana kas masuk dan kas keluar utk setiap proyek
  • Anggaran arus kas: rencana kas masuk dan dank as keluar utk keperluan pendanaan
  • Anggaran dan laporan kinerja harus disusun berdasarkan akuntansi pertanggungjawaban / RESPONSIBILITY ACCOUNTING
  • Isi laporan kinerja harus dirancang sesuai dgn sifat unit yg dievaluasi:

I.            COST CENTERS ; departemen produksi, jasa, administrasi

II.            REVENUE CENTERS ; departemen penjualan

                            III.            PROFIT CENTERS

                            IV.            INVESTMENT CENTERS

ANCAMAN DALAM SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

ANCAMAN 1: kesalahan dalam pemutakhiran buku besar dan pembuatan laporan

  • Utk transaksi non-rutin: uji  validitas terhadap nomer rekening buku besar, zero balance, gunakan jurnal standar utk transaksi yg sering terjadi.

ANCAMAN 2: kehilangan, perubahan atau penyajian data yg tidak sah

  • Pengendalian akses dgn: ID dan password,
  • Prosedur back up dan pemulihan

ANCAMAN 3: kinerja buruk

  • Susun dan kaji ulang laporan kinerja
  • Rancang ulang proses bisnis

 

3 alat yg bermanfaat bagi pembuatan keputusan manajemen:

  1. 1.       THE BALANCED SCORECARD
  2. 2.       DATA WAREHOUSES
  3. GRAFIK

BALANCED SCORECARD : laporan yg memberikan perspektif multi-dimensi terhadap kinerja orgasional. Berisi: keuangan, pelanggan, operasi intern, inovasi dan pembelajaran.

DATA WAREHOUSES : merupakan database yang besar yg berisi data rinci dan data ringkas untuk beberapa tahun. Database ini terpisah dari SIA. Data warehouses yg lebih kecil dan terpisah disebut DATA MARTS, utk unit khusus seperti keuangan dan SDM.

  • BUSINESS INTELLIGENCE : proses pengaksesan data dlm sebuah warehouse dan menggunakanya utk pembuatan keputusan strategis. Teknik dasar yg digunakan:
  1. ONLINE ANALYTICAL PROCESSING (OLAP), Pengguna memanfaatkan query untuk menginvestigasi hubungan yang dihipotesiskan dalam data
  2. DATA MINING, Menggunakan analisis statistik yang canggih (sophisticated) dan teknik kecerdasan semu (artificial intelligence) seperti neural networks untuk menemukan hubungan yang  tidak dihipotesiskan dalam data.
  • Pengendalian yang tepat diperlukan untuk data warehouses: Proses verifikasi akurasi data, scrubbing. Informasi harus dilindungi dari pesaing atau dari upaya pengrusakan dengan menggunakan:Pengendalian akse,s Enkripsi dan Backup.

PRINSIP PERANCANGAN GRAFIK

  • membantu manajemen untuk mengatasi kelebihan informasi dengan membuat grafik yang memberi penekanan (highlight) dan meringkas data penting.
  • Prinsip yang membuat bar charts mudah dibaca:
  1. Gunakan judul yang meringkas pesan
  2. Memasukkan nilai data untuk setiap elemen, bukan memberi label garis vertical.  Cara ini memudahkan kalkulasi analisis.
  3. Menggunakan bar 2-dimensi.  Cara ini memudahkan mengukur perubahan dan trend yang terjadi 
  4. Menggunakan blok atau warna yang berbeda. Hal ini mempermudah pembedaan.
  • grafik akan bernilai jika mampu mendukung pembuatan keputusan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s